"Wir brauchen einen Kick-off für unseren Changeprozess, am besten irgendwas Interaktives. Es werden viele Teilnehmer aber nur virtuell dabei sein können. Das ist aber nicht so schlimm, dann steigen die halt für den interaktiven Teil aus. Hauptsache sie sehen die Präsentationen und haben alle Informationen."
So formulierte unser Kunde den Auftrag für uns. “Halt”, dachten wir. Das darf so nicht sein. Wenn die virtuell anwesenden Kollegen im Workshop-Teil nicht mitarbeiten, fehlt uns ihre Perspektive und wir erreichen sie weniger gut, können sie weniger gut für den Changeprozess gewinnen. Das müssen wir anders machen.
Aber erst einmal die genaue Situation: In einem großen Besprechungsraum kommen 70 Führungskräfte aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen. Weitere 25 Führungskräfte loggen sich in eine Skype-Konferenz ein. Innerhalb weniger Wochen müssen diese Führungskräfte mit zumeist unterschiedlichsten Interessen bereichsübergreifend ein Restrukturierungsprogramm aufstellen und Millionen einsparen. Da ist eine konstruktive Zusammenarbeit wichtig, und vor allem ein gemeinsames Verständnis, was diese "konstruktive Zusammenarbeit" ist.
Der Kick-off beginnt mit klaren Worten des Vorstands. Die Mannschaft wird eingeschworen auf die Ziele, die Situation wird noch einmal ausführlich beleuchtet, die Wichtigkeit dieser Maßnahme betont. Die Führungskräfte im Raum lauschen gespannt. Vieles werden sie heute zum ersten Mal erfahren. Gleichzeitig ist die Kamera auf den Vorstand gerichtet. Das Video seiner Rede wird live in die Skype-Konferenz übertragen. In einem Split-Screen können die eingewählten Teilnehmer sowohl den Vorstand als auch seine Präsentation sehen. Am Ende seiner Rede angekommen, ist Zeit für Fragen. Einige Teilnehmer melden sich im Raum. Die Teilnehmer in der Skype-Konferenz schreiben ihre Fragen in den Chat. Ein Moderator sammelt diese und schaltet dann das Mikrofon für den virtuellen Teilnehmer mit der Frage frei. Alle Führungskräfte - im Raum und in der Skype-Konferenz - hören live die Frage des Kollegen.
Genauso wird mit dem Vortrag des Projektleiters verfahren. Die Teilnehmer im Raum können die gleiche Qualität der Veranstaltung erleben wie die virtuellen Teilnehmer. Der Erfolg lässt sich sofort ablesen: Keiner der virtuellen Teilnehmer verlässt frühzeitig die Konferenz.
Jetzt soll es in Arbeitsgruppen gehen. In acht Kleingruppen diskutieren die Teilnehmer über die Art der Zusammenarbeit und entwickeln zu unterschiedlichen Überschriften konkrete Gos und No Gos. Ab hier unterstützen drei Moderatoren von Movendo die Arbeit. Während 2 Movendo-Berater die im Raum anwesenden Teilnehmer in die Aufgabe einführen und die Gruppen einteilen, übernimmt eine weitere Movendo-Beraterin die virtuelle Gruppe. Die gleichen Inhalte werden gezeigt, die Struktur der Aufgabe auf Pinnwänden und als virtuelles Whiteboard zur Verfügung gestellt. Acht Gruppen arbeiten parallel, sieben gemeinsam in einem Raum, eine in ihrer Skype-Konferenz.
Nahezu 100 Menschen aus der ganzen Welt diskutieren den Rahmen ihrer Zusammenarbeit, jeder ist vollständig einbezogen, jeder wird zum Teil des Ergebnisses. Zum Schluss stellt ein Teilnehmer der virtuellen Gruppe das Arbeitsergebnis vor, während auf dem Bildschirm im Raum das Whiteboard aus der Skype-Konferenz gezeigt wird. Danach zeigen die sieben Präsenzgruppen ihre Pinnwände und werden dabei gefilmt. Die virtuell anwesenden Kollegen können alles live mithören.
Unser Kunde ist verblüfft: Mit einfachen Mitteln haben wir es geschafft, alle Kollegen interaktiv einzubeziehen und sie nicht zu Zuschauern zu degradieren. Wir sind der Überzeugung, alles lässt sich auch virtuell ermöglichen. Man darf nur nicht zu früh aufgeben.
